Así, hoy te vamos a explicar una manera muy interesante de abaratar los costes de tu empresa, si la tienes, y aprenderás a dejar por fin de ser un «dinosaurio», dicho desde el cariño, y lo sabes.

Y es que hoy te enseñaremos a virtualizar el Fax: Sabemos que el Fax es un utensilio que cada vez se usa menos o mejor dicho prácticamente ya ni se usa, sobre todo a nivel particular, pero a nivel empresarial todavía, aunque no lo pueda parecer a priori, es necesario disponer de un Fax… Aunque parezca mentira el hecho de tener un fax implica un gasto considerable para la empresa, que no es que sea muchísimo pero sí para tenerlo en cuenta.

Necesitas adquirir un aparato que suele tener un tamaño considerable, casi como el de una impresora, y con un coste que oscila sobre unos 200 euros aproximadamente. A esto hay que sumar el coste de los tóner, pues recordemos que un Fax imprime como una impresora. Además de eso, lo habitual es tener una línea especial de teléfono fija para él, para que cuando llamen que atienda el fax y al mismo tiempo aparece en nuestras tarjetas de visita, en nuestra web,… etc.

Si piensas que una línea de teléfono dedicada exclusivamente al fax puede costar unos 360€ al año, dependiendo de la compañía telefónica con la que trabajes, agradecerás, en estos tiempos de crisis, el poder ahorrarte gastos, aunque éstos no sean desorbitados repartidos en 12 meses. Virtualizar el Fax te ayudará a ello.

Existe una manera muy interesante de tener el fax vitalizado y no tener que acarrear con los costes del aparato, de los tóner y de la línea telefónica dedicada en exclusiva al fax. Incluso existe la posibilidad de mantener el mismo número de fax sin perderlo y no tener así que hacer tarjetas nuevas de visita. En definitiva, si virtualizas el fax nadie se enterará de que tienes un fax virtual y no un fax, aparato físico, en tu empresa.

¿Te estarás preguntando cómo entran los faxes si no tengo aparato de fax? pues muy sencillo, los faxes te entran a través del correo electrónico.

Cuando contratas el servicio les proporcionas tu mail y cuando un cliente, o quien sea, te envía un Fax te llega un mail con dicho fax a la cuenta de mail proporcionada o a todas las que tu desees incluir como receptoras de los faxes.  Además la virtualización resulta muy interesante de cara a archivar los fax ya que muchas veces no lo hacemos y si lo hacemos muchos faxes suelen ser de papel térmico y al cabo del tiempo se pierden porque se borra su contenido. Por supuesto esta opción es mucho más ecológica pues al no haber máquinas no hay tóners y no consumes electricidad ni gastas papel . Muchos más árboles que vivirán gracias a estos pequeños gestos en ProdeX somos amigos de lo verde.

Siguiendo con el tema, también te preguntarás ¿y cómo envío un fax? pues del mismo modo que los recibes: a través del mail.

Creas un mail nuevo y en el apartado «para:» le deberás indicar tu «numero de telefono@compañiafax.com», completar el texto que quieras enviar y simplemente pulsar en «enviar» y se enviará el mail a la central de fax virtual y se enviará como si de un fax convencional se tratara, solo que en formato pdf.

Esto también resulta muy cómodo porque puedes recibir los faxes en el móvil e incluso enviar los faxes desde el móvil.

La compañía más conocida que ofrece este servicio de virtualización del fax se llama «Fax Virtual», puedes acceder a su página a través del siguiente enlace. Nosotros en Prodex hemos tenido varios años este servicio contratado con esta empresa y lo cierto es que nos funcionaba muy bien (no, no nos llevamos comisión, sólo era un ejemplo, eres libre de buscar la opción que más se adecue a tu bolsillo y gustos).

Pero a modo de ejemplo, te diremos que tiene un coste anual de unos 36€ al año y puedes recibir todos los faxes que quieras, es decir, que es ilimitado. En cambio sólo puedes enviar 50 al año, aunque por muy poco más lo puedes hacer ilimitado. Con este servicio seguirás teniendo fax ahorrando un 90% o más.

Un detalle muy importante a tener en cuenta, si decides contratar este servicio y hacer la portabilidad de tu número de fax a virtual fax es aconsejable vigilar que en esa línea de fax no tengas las alarmas de tu empresa conectadas o la ADSL o Fibra de la empresa.

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Una vez más aquí estamos intentando hacerte la vida más fácil en este mundo de las tecnologías.

Hoy desde Prodex intentaremos explicarte como enviar ficheros grandes a través del mail. Pero antes encontramos necesario explicarte una serie de cosas. Permanece atento.

Enviar ficheros a través de tu cuenta de mail.

Cuantas veces habrás querido enviar un conjunto de fotos o ficheros grandes en general y debido al tamaño no habrás podido hacerlo ¿muchas no? (lo imaginamos). El correo electrónico, sea cual sea tu cuenta de e-mail, tiene unos límites establecidos y normalmente no te dejaenviarmás de 10 megas a través del correo electrónico.  Si, por ejemplo son fotos, sabemos que se pueden reducir mucho y enviarse sin problemas, de hecho lo explicamos ya en algún artículo anterior pero esto hace que luego tus fotos, cuando llegan al destinatario,se puedan ver en la pantalla del ordenador PERO no se van a poder imprimir debido a la reducción de la resolución y a veces esto puede ser un problema. Igualmente este es un ejemplo muy clásico y lo hemos puesto para que entiendas cual es el motivo de este artículo. Pero quizás te interese enviar un conjunto de documentos PDF’s o bien unas canciones o unos vídeos o un millón de cosas más que te puedan interesar enviar por ejemplo a tus seres queridos,o a tus compañeros de trabajo, compañeros de aficiones o simplemente tienes una empresa y quieres enviar un dossier comercial (de esos con fotos y explicaciones) en formato pdf,powerpoint,con videos demostrativos… un largo etc. más. Pues, como te decíamos,si quieres enviar todo eso vía e-mail vas a poder enviar poca cosa…hoy trataremos de explicarte algunas maneras de enviar un conjunto de ficheros, sean lo que sean, a alguien.

PRIMER PASO

Primero, si son bastantes fotos o archivos los que quieres enviar, deberías hacer un paquete con todos los archivos aremitir.Esto se hace creando lo que se llama un “FICHERO.ZIP” que es un fichero comprimido que llevará en su interior todos los documentos, fotos, música, vídeos,… todo lo que quieras enviar vamos. Para esto crearemos una carpeta nueva (que ya sabrás que se hace pulsando con el botón derecho del ratón y haciendo clic en NUEVA -> CARPETA) y le pondrás el nombre que quieras pero que identifique aquello que vas a introducir dentro. Daremos el ejemplo: “FOTOS SEMANA SANTA“. Una vez creada dicha carpeta, introducirás en ella todo lo que quieras enviar. En este caso como hemos dicho que son las fotos de Semana Santa pues te dirigirás a tu carpeta de MIS IMÁGENES y dentro buscarás la carpeta de las fotos de Semana Santa.Con el botón derecho del ratón y encima de ella clic en COPIAR. A continuación iras de nuevo a la carpeta que has creado y dentro harás botón derecho y PEGAR. Así sucesivamente iras introduciendo todas las carpetas que quieras o ficheros o lo que quieras comprimir dentro de la nueva carpeta que has creado. Una vez introducido todo te irás uno hacia atrás y harás clic en la nueva carpeta de FOTOS SEMANA SANTA para que se marque en azul. Luego, pulsa encima de ella con el botón de la derecha del ratón y le dices ENVIAR A y a continuación pulsas en la opción CARPETA COMPRIMIDA (ZIP). Esto te creará un fichero llamado FOTOS SEMANA SANTA.ZIP que contendrá todas tus fotos de Semana Santa. OJO: es importante que este fichero no ocupe más de 2 GIGAS ya que las opciones gratuitas para enviar estos ficheros no admiten mas de 2GB, si quieres enviar más deberás de adquirir una opción de pago. Pero hemos de decir que 2GB dan para muchas fotos con lo que es probable que te sean siempre suficientes.

Bueno, ahora ya tienes el fichero creado con todo lo que quieres enviar. Ahora procederemos al envío en sí.

FUNCIONAMIENTO

Para enviar el fichero .zip primero deberás de llevar a una web el “ficheroquehayascreado.zip” Una vez subido a Internet te darán un link, el cual deberás de copiar y a continuación pegar en el mail que envíes, y entonces al remitente le llegará tu mail con ese link y el remitente se podrá descargar haciendo clic en ese link el documento o archivo .zip en cuestión.

QUE WEB USAR PARA TRASFERIR FICHEROS (HASTA 2GB)

Nosotros solemos usar la web WETRANSFER pues es una web muy sencilla de usar que no requiere registrarse, ni dar datos (ni apenas nada). Únicamente tu mail. Una vez allí, te pedirá que introduzcas la ruta del documento.zip que quieres enviar, hazlo y por último introduce el mail del destinatario y ya estará todo. Como ves es muy simple.

Hay muchísimas páginas que permiten hacer este tipo de envíos. Casi todas funcionan de manera muy similar. Pero ten en cuenta una cosa. Envíes lo que envíes, lo estás subiendo a un servidor propiedad, en este caso de Wetransfer. Eso a la práctica quiere decir que le estás dando un documento con información tuya a los dueños de ese servidor por lo que te recomendaríamos que intentaras no utilizar este tipo de servicios para enviar información de carácter sensible. Por otra parte, también existen webs (por ejemplo una que se llama INFINIT) que requieren de más conocimientos informáticos para ser usadas pero que te permite enviar un documento del punto A al punto B sin pasar por ningún servidor.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Desde Prodex queremos hacerte un último comentario importante, que quizás no tiene que ver mucho con el artículo de hoy, pero sí que está ligado. Hoy en día se reciben muchos mails que te solicitan que hagas clic en algún enlace para descargarte lo que sea, pues bien, en ProdeX te decimos: NUNCA LO HAGAS SI NO SABES A CIENCIA CIERTA QUIEN TE HA ENVIADO ESE DOCUMENTO. Así mismo te aconsejamos que si envías documentos a través de Wetransfer, o el que sea, que avises al destinatario diciéndole que le has enviado un archivo por mail.

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Parecía como si estuviéramos dotados de una memoria prodigiosa ¿verdad?… Bueno, quizás no todos, luego estaba aquella parte de la sociedad que iba allá donde fuere acompañado de la inseparable y engorrosa agendita de papel.

Por suerte llegaron los ordenadores, móviles y smartphones a nuestras vidas y todo eso quedó relegado al pasado. Algunos dirán que las nuevas tecnologías han idiotizado a la humanidad, pues ahora bien parece que no somos capaces de recordar absolutamente nada sin acudir al sr. Google o revisar el bloc de notas de nuestro teléfono.

En ProdeX por eso, somos un poco más optimistas y creemos que las nuevas tecnologías más que idiotizarnos lo que han hecho es cambiar nuestra manera de pensar.

Así, hoy en día cierto es que no podríamos recordar ni un solo teléfono aunque nos fuera la vida en ello pero en cambio almacenamos un sin fin de contraseñas, pin’s, paswords y demás en nuestra mente, cosa que demuestra empíricamente que por lo menos algo de memoria hemos salvado.

Y ya aquí empezamos con el tema escabroso que hoy nos ocupa y es que, si bien antes podíamos «tirar de agenda» en aquellas ocasiones en las que no había manera de recordar un número, hoy en día con las contraseñas y Pin’s la cosa cambia, pues estamos hartos de oír y leer aquello de «por su seguridad memorice el Pin (o contraseña de lo que sea) y no lo anote».

¡Claro! ¡memorice el Pin! ¡como si fuera tan fácil acordarse de todos! está el pin de la tarjeta del banco, la contraseña del mail, el pin del teléfono, y… bueno mil más de los que ahora ¡NO-ME-ACUERDO!.

LLegados a este punto seguro que te solidarizas con nosotros querido lector del blog de ProdeX… y es que ¿quién no se ha encontrado alguna vez frente al ordenador pensando aquello de «¡qué caraj…{5742b62959de77023a09cde31a66636cbaff430a4e486e4d6d7e1e0ccaf2d1da}#»@ de contraseña puse!»?.

Por no hablar de cuando olvidamos el Pin del móvil, ponemos uno y salta el clásico mensajito de «#@€!Error!», intentamos con otro y segundo mensaje de error con la consiguiente frasecita (que no hace sino que ponernos más nerviosos) de «recuerde que sólo tiene 3 intentos antes de que se bloquee el teléfono», obviamente ya al 3er intento es a la desesperada y no pasa sino lo inevitable, pues que se bloquea el teléfono y nos quedamos mirando ese inútil trozo de metal con cara de «que he hecho yo para merecer esto» .

De todos modos, no hay que desesperar, y si eres de los que tienen propensión al olvido aquí estamos una semana más tus amigos de ProdeX para darte unos cuantos consejos, por si algún día te ves en alguna de estas descritas tesituras.

RECUPERAR LA CONTRASEÑA DEL MAIL

Ya sea cuando te das de alta por primera vez en el mail, el que sea, o cuando te registras como usuario en alguna web, la verdad es que todas, podemos decir, funcionan más o menos de la misma manera. Te suelen pedir todos los datos para poder registrarte y, en ocasiones, hasta te solicitan que proporciones un mail alternativo e incluso un móvil.

Además de que pongas una contraseña, la primera vez también te pueden pedir que proporciones una pregunta de seguridad. Esto sólo es una pregunta sencilla de la que sólo tú sabes la respuesta (como por ejemplo, nombre de pila de tu abuelo materno, nombre de tu primer profesor, cosas así).

En esas ocasiones, que esperamos sean pocas, en las que te encuentres sin poder recordar la contraseña observarás que allí debajo de dónde sueles teclear el password, en pequeñito, aparece una frase del tipo «¿olvidó su contraseña?» con un enlace.

Para recuperar la contraseña sólo sigue dicho enlace y aparecerás en una pantalla que te preguntará que como quieres recuperar la contraseña. Normalmente te suelen ofrecer 2 posibilidades, o bien enviarte una nueva contraseña por mail a tu correo alternativo (un mensaje al móvil también podría ser) o bien respondiendo a la pregunta de seguridad que elegiste la primera vez que te diste de alta.

Comprobarás que ambas formas de recuperación son bien sencillas y no tardarás más de unos minutos en volver a poder entrar en tu correo. Sólo tendrás que elegir la opción de recuperación que te resulte más cómoda.

RECUPERAR EL PIN DEL MÓVIL

Otro de los casos más dramáticos con los que te puedes encontrar es el olvido del PIN del móvil. No debes confundir el PIN del móvil con el código de desbloqueo del móvil. El código de desbloqueo es el que utilizas para pasar de la pantalla de bloqueo a la de inicio, este código, si utilizas el teléfono a menudo es difícil que se te olvide pues lo introducirás unas 200.000 veces al día. Pero si eres olvidadizo te aconsejaríamos que lo apuntaras en algún sitio, obviamente ¡no en el bloc de notas del móvil! je, je.

El Pin del móvil es el código que te solicita el móvil cada vez que lo apagas del todo y lo enciendes, para poder desbloquear la tarjeta Sim y poder realizar así llamadas.

Si has llegado al 3er mensaje y has bloqueado el móvil, el teléfono te pedirá que introduzcas el número Puk.

¿Y eso qué es? te preguntarás, bueno, cuando compraste el móvil seguro que recordarás que venía con su caja y dentro, además de los cachivaches usuales como cascos y gasita para limpiar la pantalla, venía un cartoncito, del tamaño de una tarjeta de crédito, dónde aparecía el número pin y debajo un rasca-rasca con el número Puk.

LLegó el momento de la diversión, coge una moneda y rasca la zona gris para revelar el número Puk. Con él desbloquearás tu teléfono móvil y podrás introducir un nuevo número Pin.

A veces puede pasar que hayas perdido la dichosa tarjetita con el Puk, en ese caso no desesperes, solo tendrás que llamar a tu operador de telefonía móvil y solicitar a la amable telefonista que te proporcione el número Puk de tu móvil. Suelen darlo al momento y no te llevará más de 5 minutos.

Teóricamente puedes usar todos estos sistemas de recuperación tantas veces como bloquees las cosas, pero ciertamente a veces es mejor, si tienes mala memoria, apuntar todas tus contraseñas en un sitio seguro, léase libreta corriente escondida bajo el colchón o archivo Excel cifrado con contraseña en tu ordenador… bueno, lo de cifrar archivos te lo explicamos otro día si quieres, pero lo de la libretita a la antigua usanza es para reconsiderarlo si eres de los que suelen olvidarse de las cosas.

A excepción de las contraseñas del banco, que esas sí son las únicas que desaconsejaríamos que apuntaras, no sea que vayan a entrar los ladrones en casa y se encuentren que no solo pueden robarte lo de casa sino también los ahorros, todas las demás las puedes apuntar si así lo crees conveniente.

Que como decía Albert Einstein… «No guardes nunca en la cabeza aquello que te quepa en un bolsillo«.

Y con este último consejo del gran genio nos despedimos por hoy deseándote una buena semana y una buena memoria.

¡Y «no te olvides» de darnos un like si te ha gustado el artículo!.

Hasta la semana que viene .

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Partimos de la base de que tu Outlook funciona correctamente y que actualmente ya recibes los mails de una o varias cuentas de correo.

ACUMULACIÓN DE MAILS EN LA BANDEJA DE ENTRADA DEL OUTLOOK

En tu bandeja de entrada del Outlook cada día llegan mails y más mails, puede parecer que no, pero si te paras a pensar en ello verás que la media de mails recibidos suelen ser muchos. Éstos se van acumulando y van generando una carga importante en el Outlook que, en muchas ocasiones, puede llegar a colapsarlo y provocar un mal funcionamiento del programa. Si reparas en un numerito que hay, abajo a la izquierda, te dirá el total de mails que tienes en la bandeja de entrada, o en la carpeta que estés situado en ese momento.

En ProdeX, que nos pasamos el día visitando empresas y clientes, hemos llegado a ver en alguna “bandeja de entrada” mails acumulados ¡desde el año 2005! y no sabríamos decirte el número exacto de mails pero, estaríamos hablando de unos 19.000 y, claro, esto hace que al ordenador y al Outlook les cueste gestionar tanto correo y por ello, en ocasiones, se acaba ralentizando el Outlook, e incluso se acaba colgando durante unos segundos.

Ahora te enseñaremos como solucionar esto.

Básicamente, se trata de fragmentar por años los mails en diferentes archivos de carpetas personales.

Tienes que saber que todos los mails están alojados en un fichero llamado “OUTLOOK.PST” el cual está ubicado en dos sitios o bien en “Mis Documentos y Mis Archivos de Outlook” o bien en Disco C: -> Usuarios -> Usuario -> Appdata -> Microsoft -> Outlook.

Si dejas que se acumulen tantísimos mails en este fichero al final acaba funcionando mal. Y a veces incluso deja de funcionar y puedes llegar a perder información.

Por lo que, tal y como te decíamos más arriba, vamos a segmentar por años los mails, en diferentes archivos “.PST”, de esta manera nunca se te colgará el ordenador y siempre te irá rápido el Outlook.

Abre Outlook. Ve a ARCHIVO -> NUEVO -> Crear carpeta archivo de datos. Te aparecerá un “browser de Windows” y te pedirá un nombre. Por defecto pone “carpetas personales”, bórralo y escribe por ej.“2014”, a continuación haz clic en “aceptar”. Luego aparecerá un cuadrito gris dónde pone también, en azul, “carpetas personales”, bórralo y escribe en su lugar “2014”, después pulsa “aceptar”.

Una vez hecho esto observarás que ahora en el Outlook, dentro de“carpetas personales”, verás que aparecen todas las carpetas habituales y, aparte, te aparecerá la que has creado de“2014”. Marca en azul la carpeta “2014”, pulsa el botón derecho del ratón y haz clic en “Nueva carpeta” y nómbrala como “Entrada”. Repite la operación para crear otra carpeta en “2014”, esta vez nómbrala como “Enviados”. De esta manera tendrás dentro de “2014” las carpetas “Entrada” y “Enviados”. Dichas carpetas estarán vacías.

Deberás repetir todo este proceso tantas veces como años tengas acumulados en tus carpetas personales de manera que al final tendrás dentro de “carpetas personales” varias carpetas con los diferentes años que hayas creado:

2014

2013

2012…

Cuando lleguemos a final de año deberás de crear un nuevo “.pst” con el año 2015 transcurrido.

Ahora toca explicarte algo muy importante, que seguro que ya has pensado, y es: ¡¿Cómo rayos traspaso los mails de carpetas personales (Bandeja de entrada) a “2014” (Entrada)?! Pues, es muy simple, tranquilo, “keep calm & sigue leyendo” ;-).

Primero te posicionas en el primer mail que tengas en tu bandeja de entrada con fecha de 2014 y presionas la tecla “SHIFT O MAYÚS.” (es la que está justo encima de la tecla control que está en el extremo izquierdo inferior del teclado) y SIN SOLTARLA ve dándole al cursor y ve aumentado días y selecciona todos los mails, por ejemplo, de 3 meses. Una vez marcados en azul los mails de 3 meses, pulsa botón derecho del ratón y “enviar a…” 2014 -> ENTRADA. Si ves que de tres en tres meses va muy lento puedes ir aumentando meses para así hacerlo antes, pero a veces si tienes muchos mails de cada año el ordenador se puede quedar pensando un rato. Te recomendamos que no pierdas la paciencia y le des tiempo a reaccionar. Una vez movidos, repetirás la operación con los siguientes 3 meses del 2014, o tal vez 4, como tú consideres, hasta el 31 de diciembre del 2014. A continuación, dirígete a Carpetas personales -> Elementos enviados y haz exactamente lo mismo pero en “2014” mueves los mails a la carpeta “Enviados”. Y al final en la carpeta “2014” tendrás todos los mails del año 2014 y en “Bandeja de entrada” de tus carpetas personales no tendrás ni uno de ese año.

Repite toda esta operación con los diferentes años y al final tendrás organizados tus mails por años y en diferentes archivos ”.pst” y evitarás así que tu Outlook de errores inesperados.

¿CÓMO HACER UNA COPIA DE LOS MAILS Y DE LOS CONTACTOS DE OUTLOOK?

Es muy sencillo. Tan solo tienes que copiar los archivos con extensión “.PST” en cualquier disco externo o pendrive. Dichos archivos se encuentran en las ubicaciones que te hemos dicho al principio de este artículo.

Y con este último apunte hemos llegado al final.

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